フィリピン人材送り出し機関が教える、POEA/POLOの基本知識・申請の流れ・注意点とは? | 特定技能online

フィリピン人材送り出し機関が教える、POEA/POLOの基本知識・申請の流れ・注意点とは?

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POEA/POLOとはそもそもなんですか?

フィリピンにあるフィリピン海外雇用庁が「Philippine Overseas Employment Administration(POEA)」
各国にある出先機関が「PHILIPPINE OVERSEAS LABOR OFFICE (POLO)」です。

POEAが海外就労するフィリピン人を管理する立場で、POLOは東京・大阪、海外ですとUAEなど世界各地にあります。

POLO東京もPOLO大阪も書類は一緒なのですが、中身の書き方が違ってくるなどの注意点があります。詳しくは追ってご紹介します。

  

フィリピン人材雇用までの手続きを教えてください。

フィリピン人を「特定技能」などの在留資格で雇用する際は下記の流れとなります。

初回はこの流れで、「ジョブオーダー」(業務内容、雇用条件や技能実習計画を示す書類)をPOLOに提出するのですが、1年間の受入人数上限まではオーダーが出せます。

組合によって、一気に上限までオーダーされるところもあれば、最大50人だけど5年掛けて10人ずつ受け入れる方針のところもあると思います。

その場合、最初から50人でオーダーを出しておけば、50人の枠を使い切るまで当該のオーダーを使い続けることができます。申請回数が大幅に変わるのでおすすめです。

逆に上限が3名など少数の場合は、都度オーダーを出したほうが良いでしょう。

手続きにかかる時間が、「3、POLOへ提出」から「11、入国」まででコロナ前だと7~9ヶ月くらいでした。フィリピン以外では3~4ヶ月で入国まで可能な国もありますから、フィリピン人材を採用する予定の受け入れ企業は逆算して計画的に採用をかける必要があります。

  

ジョブオーダー作成に関して、注意すべき点はありますか。

最も注意すべきは「賃金」です。最終的に技能実習生・特定技能人材の手取り額がいくらなのかを示すことが1番重要です。表記は時給で、家賃の控除がいくらになって、最終手取りはいくらになるかまで出しましょう。

家賃は特定技能人材の負担額がだいだい1万5000円くらいの設定にして、足が出た分は受入れ企業さんに負担いただいているケースが多いです。

給料の下限、認可基準は定かではないのですが、弊社で行っているのは、時給を「日本での就業地域の最低賃金プラス100円」に設定して、外国人材の家賃負担額を1万5000円にした際の手取り額を提示するというものです。

雇用条件についても注意すべき点はありますか。

注意すべき点は水道光熱費です。POLOから「およその金額を記してください」と言われる場合もありますし、「0円と表記して、実費支払いの必要がありますと記してください」と言われる場合もあります。

また残業自体はそこまで注意されませんが、POLOや求職者からは、残業なく働いた際の手取り金額の提示を求められます

残業時間や金額がある程度決まっていればよいのですが、決まっていないにもかかわらず条件に載せてしまうと、「本当にそれだけ残業代を毎月もらえるのか?」と疑問を持たれる場合もあります。逆に、土日も稼働されていらっしゃるようでしたら、「土日勤務有り」という書き方をされた方が良いでしょう。

そのほか、書類作成においての注意点はありますか。

申請が英文になるため、スペルミスはつきもので、多少のスペルや数字の間違いがそのまま通ってしまうことが、東京や大阪のPOLOではけっこう起こります

しかし、フィリピン本国のPOEAは厳しく見ているようで、スペルミスのある書類を出すとPOEAの認可が降りないんです。そして不備のあった書類はまた自社に戻ってきます。そこから修正をかけて、またPOLOに提出して…といった二度手間、三度手間が発生し、想定より時間がかかってしまうおそれもあります。提出前の書類は入念にチェックしましょう。

弊社の場合は、穴埋めのような形でフォーマットを用意しているので、受け入れ企業から登録支援機関にお送りして必要事項を埋めていただきます。その後、弊社にデータを送っていただき、内容のチェックを行ったうえで、完成した書類を受け入れ企業からPOLOに提出していただいています。なるべく、書類の不備がでないように、チェックは徹底して行っています。

あとは、登記簿謄本など日本語でしかない書類はすべて翻訳をする必要があります。弊社では一式2万円で翻訳をお引き受けしています。

POEA認定エージェントを通さない雇用も可能なのでしょうか?

エージェントを経由せず採用するのは、ほぼ無理ですね。基本的に必ず送り出し機関を通してください。

ただし例外として、POLOが個別に専門技術者・熟練労働者であると認めた場合はエージェンシーを介さない形での雇用が可能です。

また、在留資格が変更になった際は監理団体・登録支援機関からPOLOに報告をしていただきたいです。

今後問題になってくると思うのですが、例えば、日本国内で技能実習から特定技能に移行した方がいて、「日本の在留資格は変更したけど、POLOになにも提出していない」というパターンが結構あるんです。

するとPOLOから送り出し機関に対して、「人材の監理体制はどうなっているんだ」と注意を受けるなど、トラブルが起きてしまいます。これを未然に防ぐために、監理団体からPOLOに報告書を出して承認をもらい、送り出し機関からPOEAに、特定技能へ移行した旨を連絡しなくてはいけません。

これまでのご経験から、POLO東京とPOLO大阪の違いについて解説していただけますか。

個人事業主の方ですと、POLO大阪では苦労されるかもしれません。個人事業主の方ですと社会保険ではなくて国民健康保険になりますが、その違いをPOLO大阪がなかなか理解してくれない可能性があります。

技能実習生の場合、国民健康保険は控除されるので、申請すれば3年間、一切費用負担をしなくても被保険者になれます。このことをしっかり、大阪では説明する必要がありますね。

また、POLO大阪とPOLO東京で扱う書類は同じですが、ジョブオーダーを出す際のちょっとした違いがあります。

POLO東京では外国人材の名前をすべて空欄で出しますが、POLO大阪の場合は名前をすべて記す必要があります。あるいは技能実習1号で来た際の契約書を添付しないといけないですとか、POLO東京とPOLO大阪とで少し違いがあるんです。

POLO大阪は昨年できたところで、東京と大阪で統一していただけるのが一番いいんですが、あくまで各拠点独自のルールがあるようです。ただPOLO大阪のほうが申請の処理スピードは少し早いと感じます。

また、コロナ禍の現在では、大阪は雇用主(受け入れ企業)の面接がすべて免除されているんです。東京は面接を継続して行うと思うのですが、トップの方針によって、今後なくなる可能性もあります。

POLO東京とPOLO大阪の管轄範囲は、だいたい受け入れ企業の所在地域で決められていて、東日本と西日本という具合です。しかし、なぜか沖縄はPOLO東京の管轄です。受け入れ企業の負担を考えると、今後オンライン面接がOKになればいいと思いますね。

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